BDI setzt technologisch führendes Adress-Management ein

Quality Management entscheidet über
Corporate Image

Der Aufgabe, ein Quality Management für große Adress-Pools und damit einen Standard für Anschriften und Adressen zu schaffen, stellten sich Dr. Dieter Schramm als Projektkoordinator Informationsverarbeitung des BDI und Bernd Kloos als treibende Kraft der Innovation Center GmbH. Ergebnis ist PRIME Partner – der Standard für große Adress-Pools – ein modular gestaltetes Anwendersystem auf der Basis bewährter Microsoft-Technologie. Der BDI nutzt dieses Adressmanagement als strategisches Instrument im Dienst des Corporate Image.

Die Aufgabe
Die kritische Durchsicht der Bestände großer Adressdatenbanken führt regelmäßig zur ernüchternden Erkenntnis, dass weit mehr als die Hälfte der vorhandenen Adressen aus dem einen oder anderen Grund nicht brauchbar oder einfach überflüssig ist. Allein die Anzahl der Dubletten überschreitet im Regelfall die 50-Prozent-Marke. Dies beruht unter anderem auf uneinheitlicher  Schreibweise der Namen der Personen, Straßen, Orte und Unternehmen. Des weiteren mangelt es auch oft an einer konsequenten Adresspflege und es werden mitunter bei einer Aussendung überflüssigerweise mehrere Generationen ehemaliger Funktionsträger in  Unternehmungen angeschrieben. In einer größeren Datenbank, glücklicherweise nicht beim BDI, war ein einzelner Adressat 67mal in unterschiedlicher Schreibweise aufzufinden. Das ist soweit die größte Zahl bekannter Dubletten.

Betriebwirtschaftlich bedeuten Dubletten mehr zu leistende Mitarbeiterstunden, unproduktiv gebundene Rechenzeit und explodierende Versandkosten. Marketing und Vertrieb vernichten durch Dubletten und mangelhafte Adressen mit durchaus viel Aufwand ihr Kundenpotenzial. Schließlich beginnt auch das Corporate Image beim Namen, dem Namen des Kunden wohlgemerkt. Wer das würdigt, dem gilt gewiss die erhöhte Aufmerksamkeit seiner Kundschaft.

Ein moderner Adress-Pool hat natürlichen Personen alle ihre Adressen bei verschiedenen Unternehmen, Institutionen, Verbänden, Parteien und Organisationen zuzuordnen. Ebenso muss die Struktur innerhalb einer Organisation darstellbar sein.

Schließlich müssen Anreden, Titel, Berufsbezeichnungen und Prädikate korrekt wiedergegeben werden. Postleitzahlen – es gibt im Geltungsbereich der Deutschen Post AG drei Arten – sind nur der Gipfel des Verwirrspiels, dessen Meister alle Hürden an Vorschriften und Konventionen im Reiche der Adressen bewältigten. Da gelten die Empfehlungen der DIN 5008, das Postleitzahlenverzeichnis der Deutschen Post AG ist einzusetzen und es stellt sich früher oder später die Frage, wie wir einen Botschafter, einen Landtagsabgeordneten oder den EU-Ratsvorsitzenden anzuschreiben haben. Eine Frage hingegen stellt sich täglich: Sind unsere Adressdaten noch aktuell?

Die Fragen und Forderungen an einen modernen Adress-Pool sind vielfältig und umfangreich. Die Römer der Antike gaben den meisten ihrer Kinder einfach eine Nummer. Quintus, der Fünfte, oder Sixtus, der Sechste, hieß er dann. Der Mensch heute möchte mehr sein als eine Nummer. Er möchte auch gerne mehr sein als der Empfänger einer Massendrucksache. Die Personalisierung der Anschreiben ist somit mehr als nur eine nette Idee:

»Aber mein Name sollte drauf stehen, und er sollte richtig buchstabiert sein. Meine Adresse sollte stimmen. Und bitte: Ich bin jetzt Abteilungsleiter und nicht mehr Projektassistent wie vor acht Jahren.« 

So fühlt der Kunde.

Wir erinnern uns: Kunden, das sind die Menschen, die unser persönliches Wohlergeben ermöglichen. Es ist der Kunde, der unser Corporate Image schafft. Er tut dies nach unseren Vorgaben. Also tun wir ihm den Gefallen. Selbst wenn das nicht ganz uneigennützig ist.

Dr. Dieter Schramm und Bernd Kloos hatten somit ein klares Ziel:

Schaffung eines Standards für Adress-Pools durch Quality Management mit Software und Service für die Verarbeitung, die Verwaltung und den Einsatz großer Adressdatenmengen.

Lösungen: Die Grundlagen
Der anstehende Umzug von Köln nach Berlin lieferte dem Bundesverband der Deutschen Industrie e.V. den äußeren Anlass für die Implementierung eines neuen Adressmanagementsystems. Auch war das vorhandene System nach mehr als zehn Jahren erfolgreichem Einsatz technologisch und organisatorisch überholt.

Microsoft Windows 95 (Client), Microsoft Windows NT 4.0 (Server), der Microsoft Systems Manager Server 1.2, der Microsoft SQL Server 7.0 und die Vielzahl der im BDI eingesetzten Microsoft Office Produkte sprachen eindeutig dafür, sich auch in Zukunft an Microsoft zu orientieren. Mitarbeiter der Microsoft Niederlassung Neuss taten ein übriges, indem sie Dr. Dieter Schramm im März 1998 auf die Innovation Center GmbH aus Heusenstamm hinwiesen. Innovation Center arbeitete schon damals an Standard-Lösungen im Adressmanagement. Bis heute wurden hier mehr als 30.000 Entwicklungsstunden investiert.

Microsoft-Technologien bilden die Grundlagen für die Entwicklung bei Innovation Center GmbH, so etwa der Microsoft SQL Server 7.0. Programmiert wurden PRIME Partner und seine bis heute 14 Module in Microsoft Visual Basic. Dies erlaubt zudem eine schnelle und kostengünstige Anpassung der Lösung an jede Kundensituation. Rund 200 Mitarbeiter sollten beim BDI in den Genuss eines modernen Adress-Pools gelangen. »Dublettenfrei, intuitiv, sicher« waren die Hauptforderungen an das neu zu schaffende System, die umzusetzen waren. Dr. Dieter Schramm erinnert sich außerdem: »Die Akzeptanz der elektronischen Verwaltung unserer Adressen sollte verbessert werden. Dem eigenen Karteikasten wurde die Organisation der erhaltenen Visitenkarten mehr zugetraut!«

Lösungen: Dublettenfreiheit
Jedes professionelle Adressmanagementsystem nimmt für sich in Anspruch, dublettenfrei zu arbeiten. Das PRIME Partner Quality Management verhindert Dubletten auf mehreren Ebenen. Anspruch und Wirklichkeit werden so nachhaltig und nachvollziehbar zur Deckung gebracht.

Die Migration der Altdaten war der erste Schritt. Im gegebenen Fall des BDI wurden 120.000 Adressen aus 16 Abteilungsdatenbanken zusammengeführt und überprüft: 56.000 valide Anschriften sind ein Ergebnis, das für sich spricht. Mehrfachnennungen durch Schreibfehler und unter verschiedenen Bezeichnungen, die gleichzeitige Verwendung verschiedener Sprachen und unterbliebene Aktualisierung durch mangelhafte Adresspflege hatten das Altsystem überladen und sich zu einem nicht mehr zu vernachlässigenden Kostenfaktor entwickelt.
Mangelhafte Adresspflege ist kein technisches Problem. Sie liegt vielmehr an der mangelnden Akzeptanz gegenüber einem System, das die Benutzer innerlich ablehnen.
Ergebnis der Migration der Altdaten war ein schlanker, dublettenfreier und nach DIN 5008 sowie den Vorgaben des Postleitzahlenverzeichnisses der Deutschen Post AG standardisierter Adress-Pool.

Die Mitarbeiterschulung und die Einführung eines Betriebskonzepts im Sinne des Quality Management war der zweite Schritt. Der erreichte Standard wird aufrechterhalten, indem alle Benutzer im Sinne des PRIME Partner Adressdatenpflegekonzepts geschult werden.

Schließlich, als Dritter im Bunde, unterstützt das Modul PRIME Partner Quality Management Workbench, kurz QM Workbench genannt, die Qualitätssicherung. Grundlage hierzu bilden 20 Prüfroutinen, die praktisch alle Dubletten zu Tage fördern. Dr. Dieter Schramm: »Es ist schließlich wichtig, die einmal erreichte Qualität zu erhalten. Jedes natürliche System neigt zu wachsender Unordnung (zweiter Hauptsatz der Thermodynamik). Deshalb muss eine ständige Adresspflege betrieben werden.«

Lösungen: Intuitive Bedienbarkeit
Die Bedienerfreundlichkeit ist Voraussetzung für die Marktfähigkeit eines Produkts.
Einerseits entspricht die Benutzeroberfläche – einfacher gesagt das, was wir auf dem Monitor sehen – dem Microsoft Windows Explorer. Dieses Bild ist praktisch jedem, der einen Computer in seinem Büro benutzt, gut vertraut. Dies fördert damals wie heute die Akzeptanz des Produkts PRIME Partner entscheidend bei den Mitarbeitern des BDI. Andererseits lädt auch die einfache Bedienung durch die Mausfunktionen rechte Taste und linke Taste in Verbindung mit den jeweiligen Menüs zum spielerischen Kennenlernen der Funktionen ein. Die selbständige Einarbeitung wird so gefördert. Dr. Dieter Schramm: »Inzwischen werden Adressen aus den verschiedensten Quellen kontinuierlich eingepflegt. Das spricht für großes Vertrauen. Die notwendige technische Neuerung führte zu einem durch alle Mitarbeiter akzeptierten System, das im Vergleich mit dem alten System alle Arbeiten mit Adressen vereinfacht und – was noch wichtiger ist – beschleunigt hat.«

Lösungen: Sicherer Standard
Microsoft-Technologien in Verbindung mit den Ergebnissen der Abteilung Forschung & Entwicklung bei der Innovation Center GmbH sorgen für ein zukunftssicheres Standardprogramm. Der ständige, kritische Austausch mit den Benutzern sichert die Marktnähe aller Module. Zahlreiche Funktionalitäten wurden für die Bedürfnisse des BDI maßgeschneidert. Schließlich ist PRIME Partner integraler Bestandteil der Microsoft Infrastruktur.

Mario Gans, Entwicklungsleiter der Innovation Center GmbH: »Zum Standard wird nur, was aber auch wirklich aller Kritik unserer Pilotkunden standgehalten hat.«

Zum Standard gehören vor allem das schnelle Ermitteln und Anwenden einer einzelnen Adresse, etwa einer postalischen Adresse oder Telefonnummer, ebenso wie Mailings an beliebig viele Adressaten per Fax oder per E-Mail. PRIME Partner ist geeignet für 5.000 bis 50 Millionen Adressen. Die Kapazität wird durch die Hardware bestimmt, die PRIME Partner Software kann nach heutigem Wissensstand beliebig groß angelegt werden.

Bernd Kloos weist darauf hin, wie wichtig und wirtschaftlich sinnvoll ein Standard ist: »Wir sind etwas selbstverliebt, wenn wir glauben, Dinge müssten für uns alleine ganz neu erfunden oder entwickelt werden. Sie können einen Standard-PKW in rund 4.000 Ausführungen bestellen. Die KFZ-Technologie ist heute in allen ihren Bestandteilen standardisiert. Module werden nach Kundenwunsch zusammengesetzt und so erhalten Sie Ihr individuelles Auto. Moderne Software der Innovation Center GmbH wird ebenso modular entwickelt und den betrieblichen Erfordernissen des Kunden entsprechend zusammengestellt und eingesetzt. Die so etablierten Standards bedeuten Qualität und Preiswürdigkeit. Individualentwicklungen sind im Regelfall teuer, überflüssig oder einfach Mogelpackungen.«

Resumée
Adressen sind das wichtigste Kapital von Unternehmen und Organisationen. Ihre Qualität entscheidet über das Corporate Image. Falsche Eigennamen und Adressbestandteile haben ebenso wie Dubletten und andere Mängel im Adressmanagement einen negativen betriebswirtschaftlichen Effekt.

Das in Zusammenarbeit zwischen dem Bundesverbandes der Deutschen Industrie e.V. (BDI) und der Innovation Center GmbH auf der Grundlage etablierter Microsoft-Technologien geschaffene Adressmanagementsystem PRIME Partner arbeitet durch das eingesetzte Quality Management dublettenfrei, es ist intuitiv bedienbar und stellt einen sicheren Standard dar.

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